Где мы храним рабочие файлы
Наша Группа Компаний включает ряд бизнес-функций: например, недвижимость, строительство, проектирование, производство, IT, HR, финансы, бухгалтерия, юридическое и другие. Все файлы бизнес-функций создаются, хранятся, обновляются и пересылаются коллегам исключительно в Google Диске.
На каждую бизнес-функцию выделена своя система хранения рабочих файлов. Это не папка на рабочем столе компьютера, а именно облако в Google Диске.
На каждую бизнес-функцию заведено своё облако: бухгалтерия, производство, строительство, IT, HR, финансы, юридическое и другие. В облаке команды хранятся регламенты, инструкции и общие Google-таблицы. Внутри облака файлы не смешиваются и не путаются — они разложены по папкам в соответствии со структурой файловой системы команды.
Работаешь в команде строительства? Облако твоей команды называется «Строительство».
Работаешь в команде недвижимости? Облако твоей команды — «Недвижимость».
Почти у каждого сотрудника есть отдельное рабочее пространство. В Google Диске слева откройте пункт Общие диски — там видны облака команд и рабочие пространства.
Вам будут видны все рабочие пространства ваших сотрудников. Так можно быстро найти файл коллеги, подхватить задачу при отсутствии человека и не терять материалы отдела.
У руководителя обычно больше рабочих пространств: своё рабочее пространство плюс рабочие пространства сотрудников отдела (например, «Недвижимость: Иванович Иван»).
Помимо облака вашей команды, где хранятся общие файлы, регламенты и прочее, есть ещё и ваше личное облако — далее «рабочее пространство». Это два разных места.
На практике выбор места хранения зависит от задачи: личное — в рабочее пространство, общее для команды — в облако бизнес-функции.
Руководитель поручил тебе сделать таблицу с итогами твоей работы за квартал.
Заходишь в «Общие диски», находишь своё рабочее пространство и создаёшь Google-таблицу с итогами своей работы за квартал. Дальше подходишь к руководителю: на его компьютере вместе открываете твоё рабочее пространство, смотрите таблицу, разбираете итоги — и вуаля, дело сделано.
Ты работаешь в команде недвижимости. На последнем review утвердили пункты договора купли-продажи, и команда попросила тебя прислать всем утверждённую форму.
Заходишь в «Общие диски», находишь облако бизнес-функции
(команды) «Недвижимость» и в нужной папке создаёшь документ,
например
ДКП_по_итогам_review_2026-08-19.
Дальше пишешь в чат своей команды:
Команда, утверждённый договор купли-продажи сформирован и размещён в облаке команды в соответствующей папке ✅ Ссылка на папку: …
Да, ссылками тоже можно делиться — и дело сделано.
Спросили «где лежит общая таблица отдела?» → облако бизнес-функции.
«Где твой черновик презентации?» → рабочее пространство.
Рабочий стол и папка «Загрузки» — это только ваш компьютер. Коллеги туда не зайдут, IT не восстановит файл после сбоя, а при смене ноутбука всё может исчезнуть.
На компьютере рабочие файлы держим только на рабочем столе и только пока они в работе прямо сейчас. Дальше — в рабочее пространство или в облако команды. «Загрузки» и другие папки — не для рабочих документов.
В разделе Общие диски у сотрудника обычно есть доступ к следующему (если это предусмотрено для его роли):
Если чего-то из списка нет — напишите системному администратору, чтобы выдали доступ.
Пройдитесь по пунктам и проверьте себя. Если что-то из списка есть — перенесите файлы в нужное место и очистите лишнее.
Мой диск — пустой. На ПК — только рабочий стол и только «в работе сейчас». Всё остальное — в Google Диске (рабочее пространство или облако команды).
Чтобы закрепить знания по инструкции, выполните шаги ниже.
бурмалда
— так мы проверим, что задание выполнено.
Файл создан, ссылка и пояснение внутри, фраза отправлена руководителю — задание принято. Теперь ты уверенный пользователь файловой системы Группы Компаний.